Wat is archiefvernietiging en waarom is het belangrijk?
Archiefvernietiging is het proces waarbij vertrouwelijke documenten en gegevensdragers op een veilige manier worden vernietigd. Denk hierbij aan oude dossiers, belastingpapieren, klantgegevens of contracten die niet langer bewaard hoeven te worden volgens de wettelijke bewaartermijnen.
Voor bedrijven, instellingen én particulieren is archiefvernietiging essentieel om te voldoen aan de privacywetgeving, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze wet verplicht organisaties om zorgvuldig om te gaan met persoonsgegevens. Een vergeten stapel papier met klantgegevens kan grote juridische en financiële gevolgen hebben, zoals boetes of reputatieschade.
Daarnaast is archiefvernietiging een manier om ruimte te besparen en overzicht te creëren. Vooral in kantoren en archiefruimtes kan verouderde administratie veel plek innemen. Door tijdig archieven te vernietigen, houd je grip op je informatiebeheer.
Hoe werkt het proces van archiefvernietiging?
Archiefvernietiging verloopt in verschillende stappen, die ervoor zorgen dat vertrouwelijke informatie niet op straat belandt:
-
Inventarisatie en selectie
Bepaal welke documenten vernietigd mogen worden. Dit gebeurt vaak aan de hand van bewaartermijnen die per type document verschillen. Voor belastingdocumenten geldt bijvoorbeeld een termijn van zeven jaar. -
Verzameling van vertrouwelijk papier
Documenten worden verzameld in beveiligde containers, afgesloten dozen of speciale zakken. Het is belangrijk dat het papier vanaf dit moment niet meer toegankelijk is voor onbevoegden. -
Transport naar een gecertificeerde vernietigingsdienst
Het vertrouwelijk papier wordt opgehaald door een gecertificeerde partner. Vervoer vindt plaats in gesloten voertuigen, vaak met GPS-tracking. -
Vernietiging volgens wettelijke normeringen
Het papier wordt vernietigd volgens erkende veiligheidsnormen, zoals DIN 66399. Deze norm bepaalt onder andere de grootte van de snippers die overblijven na vernietiging. -
Certificaat van vernietiging
Na afloop ontvang je een officieel certificaat. Dit document dient als bewijs dat de archiefvernietiging volgens de regels is uitgevoerd.
Rolbakkie werkt uitsluitend met partners die gecertificeerd zijn voor het verwerken van vertrouwelijk papier. Zo ben je verzekerd van een betrouwbare en veilige dienstverlening.
Eenmalige archiefvernietiging vs. doorlopende vernietiging
Er zijn twee manieren om archieven te vernietigen: eenmalig of structureel. Welke optie het beste bij je past, hangt af van je situatie.
Eenmalige archiefvernietiging
Deze optie is ideaal voor situaties waarin je in één keer veel archief wilt opruimen. Denk aan een verhuizing, digitaliseringstraject of een grote schoonmaakactie.
Voordelen:
- Geen doorlopende verplichtingen
- Flexibel en snel geregeld
- Ideaal bij incidentele opruimacties
Doorlopende archiefvernietiging
Werk je regelmatig met gevoelige informatie? Dan is het slim om een vaste container voor vertrouwelijk papier te plaatsen. Wij leveren een afgesloten container die op een vaste frequentie wordt geleegd.
Voordelen:
- Continue bescherming van vertrouwelijke gegevens
- Minder risico op datalekken
- Tijdbesparend en efficiënt
Met een abonnement op een rolcontainer vertrouwelijk papier voorkom je dat documenten zich opstapelen. Alles wordt automatisch en op tijd opgehaald.
Veilig vertrouwelijk papier vernietigen
Hoe je vertrouwelijk papier vernietigt, maakt een groot verschil in veiligheid. Dit zijn de meest gebruikte methoden:
Papiervernietiger (shredder)
Een goede optie voor kleine hoeveelheden papier, zoals bij zzp’ers of thuiskantoren. Zorg wel dat je een apparaat kiest dat voldoet aan de DIN 66399 P-4 of hoger.
Afsluitbare containers
Voor grotere volumes vertrouwelijk papier is een afgesloten container ideaal. Medewerkers kunnen het papier direct deponeren in een beveiligde bak. Rolbakkie levert verschillende formaten containers, geschikt voor elk type werkplek.
Professionele vernietigingsdienst
Voor maximale zekerheid schakel je een gecertificeerde dienst in. Die zorgt voor veilige inzameling, transport en vernietiging. Het hele proces is traceerbaar en je ontvangt een certificaat als bewijs.
Zorg er ook voor dat medewerkers weten hoe ze om moeten gaan met vertrouwelijke documenten. Een duidelijk intern beleid voorkomt dat papieren rondslingeren of in de verkeerde bak belanden.
Containers voor archiefvernietiging: welke opties zijn er?
Bij Rolbakkie kun je kiezen uit verschillende soorten containers voor het vernietigen van vertrouwelijk papier:
Rolcontainers
Deze zijn beschikbaar in formaten van 240 tot 1100 liter. Ze zijn voorzien van een slot en stevige wielen.
Afsluitbare archiefcontainers
Speciaal ontworpen voor vertrouwelijke documenten. Compact, robuust en afsluitbaar met een sleutel of codeslot.
Mini-containers en verzamelbakken
Handige kleine bakken die je onder je bureau kunt plaatsen. Deze worden periodiek geleegd of samengevoegd in een grotere container.
Alle containers zijn lekvrij, stevig en voldoen aan de AVG-vereisten voor veilig transport en opslag.
Wat zijn de kosten van archiefvernietiging?
De kosten van archiefvernietiging hangen af van verschillende factoren:
-
Eenmalig of doorlopend gebruik
Eenmalige vernietiging is voordelig voor incidentele opruimacties. Doorlopende archiefvernietiging via een abonnement is op lange termijn vaak goedkoper. -
Aantal en formaat containers
Hoe meer papier en hoe groter de container, hoe hoger de prijs. Maar ook hoe efficiënter de inzameling. -
Ledigingsfrequentie
Bij doorlopende diensten kun je kiezen uit wekelijks, tweewekelijks of maandelijks legen.
Bij Rolbakkie krijg je altijd een helder voorstel zonder verborgen kosten. We denken met je mee en bieden een oplossing die past bij jouw behoefte én budget.
Kies voor zekerheid met Rolbakkie
Zoek je naar een doorlopende oplossing: bij Rolbakkie ben je aan het juiste adres. Wij zorgen voor veilige archiefvernietiging volgens de hoogste normen. En dat op een manier die betaalbaar, duidelijk en eenvoudig is.
Laat ons weten wat je nodig hebt, dan regelen wij de rest.
